Procedura zgłoszeń wewnętrznych w ABC SOLUTIONS SP. Z O.O.

§ 1
Wstęp

1. Na podstawie art. 25 ust. 1 i ust. 2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U z
2024 r. poz. 928) ustala się w ABC SOLUTIONS SP. Z O.O. Procedurę zgłoszeń wewnętrznych, która
określa zasady zgłaszania naruszeń prawa, podejmowania działań następczych oraz ochrony osób
dokonujących zgłoszeń naruszenia prawa (sygnalistów).
2. Przyjmowanie zgłoszeń naruszeń prawa jest elementem prawidłowego i bezpiecznego zarządzania w
ABC SOLUTIONS SP. Z O.O. i służy zwiększeniu efektywności wykrywania nieprawidłowości i
podejmowania działań w celu ich eliminowania i ograniczania ryzyka na wszystkich poziomach
organizacyjnych.
3. Procedura zgłoszeń wewnętrznych ustalona została po konsultacji z przedstawicielami osób
świadczących pracę w ABC SOLUTIONS SP. Z O.O. wyłonionymi w trybie obowiązującym w ABC
SOLUTIONS SP. Z O.O.
4. Każda z osób świadczących pracę w ABC SOLUTIONS SP. Z O.O. zobowiązana jest do zapoznania
się z treścią Procedury zgłoszeń wewnętrznych oraz do jej przestrzegania.

§ 2
Definicje

Ilekroć w Procedurze zgłoszeń wewnętrznych jest mowa o:
1. Procedurze – rozumie się przez to Procedurę zgłoszeń wewnętrznych dotyczącą przyjmowania
zgłoszeń naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych.
2. Podmiocie/Pracodawcy – rozumie się przez to ABC SOLUTIONS SP. Z O.O.
3. Zespole – rozumie się przez to osobę/dział/jednostkę organizacyjną Pracodawcy odpowiedzialną za
przyjmowanie zgłoszeń i podejmowanie działań następczych, w tym prowadzenie postępowania
wyjaśniającego dotyczącego zgłoszenia.
4. Sygnaliście – rozumie się przez to osobę fizyczną, która dokonuje zgłoszenia (wewnętrznego,
zewnętrznego lub ujawnienia publicznego) o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą,
niezależnie od zajmowanego stanowiska, formy zatrudnienia czy współpracy, przedsiębiorcę, prokurenta,
akcjonariusza lub wspólnika, członka organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej
osobowości prawnej, osobę świadczącą pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy,
podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, stażysty, wolontariusza,
praktykanta.
5. Zgłoszeniu – rozumie się przez to ustne lub pisemne przekazanie Pracodawcy informacji o naruszeniu
prawa.
6. Osobie, której dotyczy zgłoszenie – rozumie się przez to osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę
organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w
zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z
którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana.
7. Działaniu następczym – rozumie się przez to działanie podjęte w celu oceny prawdziwości informacji
zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem
zgłoszenia, w tym postępowanie wyjaśniające.
8. Kanale zgłaszania – rozumie się przez to techniczne i organizacyjne rozwiązania umożliwiające
dokonywanie zgłoszenia.
9. Działaniu odwetowym – rozumie się przez to bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w
kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które
narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę
Sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko Sygnaliście.

§ 3
Dokonywanie zgłoszeń

1. Zespołem odpowiedzialnym za przyjmowanie zgłoszeń oraz sprawującym całościowy nadzór nad
   przyjmowaniem zgłoszeń i podejmowaniem działań następczych jest zarząd.
   2. Zespół działa w sposób bezstronny, niezależny, na podstawie upoważnienia do przyjmowania zgłoszeń
   oraz podejmowania działań następczych.
   3. Zespół, co do którego z treści zgłoszenia wynika, że może być w jakikolwiek sposób zaangażowany w
   działanie lub zaniechanie stanowiące przedmiot zgłoszenia, nie może analizować takiego zgłoszenia.
   4. Sygnalista może dokonywać zgłoszenia za pośrednictwem następujących kanałów :
   a) na adres do korespondencji: ABC SOLUTIONS SP. Z O.O. ul. Płochocińska 19 / 102 03-191 Warszawa
   z dopiskiem zgłoszenie.
   5. Zgłoszenie powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia, w tym co
   najmniej:
   a) datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu
   prawa;
   b) opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa;
   c) wskazanie osoby, której dotyczy zgłoszenie;
   d) wskazanie ewentualnej osoby pokrzywdzonej;
   e) wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa;
   f) wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje sygnalista, które mogą okazać się
   pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia;
   g) wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego.
   8. Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Zakazuje się świadomego składania
   nieprawdziwych zgłoszeń. Zgodnie z treścią ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów
   (Dz.U z 2024 r. poz. 928), osoba dokonująca zgłoszenia nieprawdziwych informacji podlega grzywnie,
   karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
   6. W przypadku ustalenia w wyniku analizy zgłoszenia albo w toku postępowania wyjaśniającego, iż w
   zgłoszeniu świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, Sygnalista może zostać pociągnięty do
   odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach Kodeksu Pracy. Zachowanie takie może być
   również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i jako takie
   skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia. W stosunku do
   świadczącego pracę, usługi lub dostarczającego towary, na podstawie umowy cywilnoprawnej dokonania
   nieprawdziwego zgłoszenia skutkować może rozwiązaniem umowy i zakończeniem współpracy. Osoba,
   która dokonała zgłoszenia, w którym świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę nie korzysta z
   ochrony przewidzianej dla Sygnalistów.
   7. Sygnalista nie może przekazać zgłoszenia anonimowo.

§ 4
Naruszenia prawa, które podlegają zgłoszeniu

1. Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście
prawa.
2. Informacje zgłaszane przez Sygnalistę dotyczą:
a) korupcji;
b) zamówień publicznych;
c) usług, produktów i rynków finansowych;
d) zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;

e) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
f) bezpieczeństwa transportu;
g) ochrony środowiska;
h) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
i) bezpieczeństwa żywności i pasz;
j) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
k) zdrowia publicznego;
l) ochrony konsumentów;
m) ochrony prywatności i danych osobowych;
n) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
o) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczpospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego
oraz Unii Europejskiej;
p) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy
państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
q) konstytucyjnych wolności oraz praw człowieka i obywatela występujących w stosunkach jednostki z
organami władzy publicznej i nie związanych z dziedzinami wskazanymi powyżej.
3) Zgłoszenie może dotyczyć uzasadnionego podejrzenia dotyczącego zaistniałego lub potencjalnego
naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie u Pracodawcy.
4) Sygnalista może dokonać zgłoszenia naruszenia Kodeksu Etyki, Polityki Antydyskryminacyjnej
obowiązujących u Pracodawcy.

§ 5
Analiza zgłoszenia, postępowanie wyjaśniające

1. Dostęp do kanałów zgłaszania posiada Zespół odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń i
podejmowanie działań następczych.
2. Po otrzymaniu zgłoszenia, Zespół podejmuje działania w celu oceny prawdziwości informacji
zawartych w zgłoszeniu, włączając w to weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację z Sygnalistą, w tym,
o ile będzie to uzasadnione występowanie o dodatkowe informacje dotyczące zgłoszenia i przekazywanie
informacji zwrotnej dotyczącej zgłoszenia.
3. Sygnalista otrzymuje w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia potwierdzenie przyjęcia
zgłoszenia, chyba że nie wskazał on adresu do kontaktu, na który należy takie potwierdzenie przekazać.
W przypadku zgłoszenia ustnego, Sygnalista otrzymuje potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia podczas
spotkania, na którym dokonuje zgłoszenia.
4. Zespół może podjąć decyzję o odstąpieniu od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, w
sytuacji, gdy z treści zgłoszenia wynika, iż jest ono bezspornie nieprawdziwe lub niemożliwe jest
uzyskanie informacji niezbędnych do prowadzenia postępowania wyjaśniającego.
5. Zgłoszenie, które pozwala na przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego podlega niezwłocznemu
procedowaniu.
6. Zespół może zaangażować, o ile uzna to za zasadne, przedstawicieli komórek organizacyjnych
Pracodawcy lub niezależnych konsultantów do udziału w postępowaniu wyjaśniającym.
7. Zespół rozpoznaje zgłoszenie, podejmuje działania następcze, przekazuje informacje zwrotne bez
zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub w
przypadku nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od
dokonania zgłoszenia.

8. Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego Zespół ocenia zasadność zgłoszenia. W przypadku
zgłoszenia zasadnego, Zespół wydaje rekomendacje o stosownych działaniach naprawczych lub
dyscyplinujących w stosunku do osoby, która dokonała naruszenia prawa oraz rekomendacje, których
celem jest wyeliminowanie i zapobieganie tożsamym lub podobnym naruszeniom co opisane w
zgłoszeniu, w przyszłości.
9. W przypadku negatywnej weryfikacji zgłoszenia, Zespół przekazuje niezwłocznie Sygnaliście oraz
osobie, której zgłoszenie dotyczy informacje o dokonanym zgłoszeniu oraz wynikach przeprowadzonej
weryfikacji.

§ 6
Zakaz działań odwetowych

1. Zakazane jest podejmowanie działań odwetowych, próby ich stosowania lub groźby zastosowania
takich działań wobec Sygnalisty, który dokonał zgłoszenia, a także ujawnienia publicznego – zgodnie z
ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U z 2024 r. poz. 928).
2. Zakazane jest podejmowanie działań odwetowych w stosunku do osoby, która pomogła Sygnaliście w
dokonaniu zgłoszenia oraz w stosunku do osoby, która jest z Sygnalistą powiązana.
3. Podejmowanie jakichkolwiek działań o charakterze represyjnym, dyskryminacyjnym lub innego
rodzaju niesprawiedliwe traktowanie wobec Sygnalisty, będą traktowane jako naruszenie Procedury i
mogą skutkować odpowiedzialnością porządkową lub rozwiązaniem umowy, która łączy osobę
podejmującą działania odwetowe z Pracodawcą.
4. Niedopuszczalnym w stosunku do Sygnalisty jest w szczególności:
a) odmowa nawiązania stosunku pracy;
b) wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy;
c) nie zawarcie umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po
rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny;
d) nie zawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub nie zawarcie umowy o pracę na czas
nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w sytuacji gdy pracownik miał
uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
e) obniżenie wynagrodzenia za pracę;
f) wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu;
g) pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżenie
wartości tych świadczeń;
h) przeniesienie pracownika na niższe stanowisko pracy;
i) zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
j) przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracowniczych;
k) niekorzystna zmiana miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
l) negatywna ocena wyników pracy lub negatywna opinia o pracy;
m) nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym
charakterze;
n) przymus, zastraszanie lub wykluczenie;
o) mobbing;
p) dyskryminacja;
q) niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie;
r) wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących
kwalifikacje zawodowe;

s) nieuzasadnione skierowanie na badanie lekarskie, w tym badania psychiatryczne, o ile przepisy odrębne
przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
t) działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub
branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
u) spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej lub utraty dochodu;
v) wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszenia dóbr osobistych, w szczególności dobrego
imienia zgłaszającego.
5. Za działania odwetowe z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego uważa się także
groźbę lub próbę zastosowania środka określonego w ust. 3 powyżej. Na Pracodawcy spoczywa ciężar
dowodu, że podjęte działanie nie jest działaniem odwetowym.
6. Sygnalista dokonujący zgłoszenia w złej wierze (tzn. dokonujący zgłoszenia wiedząc, że do naruszenia
prawa nie doszło), nie podlega ochronie przewidzianej w Procedurze oraz w ustawie z dnia 14 czerwca
2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U z 2024 r. poz. 928).
7. Osoba, która poniosła szkodę z powodu zgłoszenia w tzw. złej wierze, ma prawo żądać od Sygnalisty,
który dokonał takiego zgłoszenia odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych.

§ 7
Dane osobowe

1. Dane osobowe Sygnalisty pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu
nieupoważnionym osobom, chyba że Sygnalista wyrazi zgodę na ich ujawnienie.
2. Zachowanie poufności ma na celu zagwarantowanie poczucia bezpieczeństwa Sygnaliście oraz
minimalizację ryzyka wystąpienia działań odwetowych lub represyjnych. Sygnalista, który dokonał
zgłoszenia, a którego dane osobowe zostały w sposób nieuprawniony ujawnione, powinien niezwłocznie
o zaistniałej sytuacji powiadomić Zespół. Zespół zobowiązany jest podjąć działania mające na celu
ochronę Sygnalisty.
3. Tożsamość Sygnalisty, jak również wszystkie informacje umożliwiające jego identyfikację, nie będzie
ujawniana podmiotom, których dotyczy zgłoszenie, osobom trzecim ani innym pracownikom i
współpracownikom podmiotu. Tożsamość Sygnalisty, jak również inne informacje umożliwiające jego
identyfikację mogą zostać ujawnione jedynie wtedy, gdy takie ujawnienie jest koniecznym i
proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z powszechnie obowiązujących przepisów prawa w
kontekście prowadzonych przez organy publiczne lub sądy odpowiednio postępowań wyjaśniających lub
postępowań przygotowawczych lub postępowań sądowych. Tożsamość podmiotów, których dotyczy
zgłoszenie, podlega wymogom zachowania poufności w analogicznym zakresie, co tożsamość Sygnalisty.
4. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpoznania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie
przypadkowego ich zebrania są w terminie 14 dni od ustalenia, że nie mają znaczenia dla sprawy,
usuwane.

§ 8
Rejestr zgłoszeń

1. Każde zgłoszenie podlega zarejestrowaniu w Rejestrze Zgłoszeń, niezależnie od przebiegu działań
następczych.
2. Za prowadzenie Rejestru Zgłoszeń odpowiada Zespół.
3. Rejestr Zgłoszeń zawiera co najmniej:
a) numer zgłoszenia;
b) przedmiot naruszenia prawa;
c) dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
d) adres do kontaktu Sygnalisty;

e) datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego;
f) informację o podjętych działaniach następczych;
g) datę zakończenia sprawy.
4. Rejestr Zgłoszeń prowadzony jest z zachowaniem zasad poufności. Dane osobowe oraz dokumenty
związane ze zgłoszeniem przechowywane są przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w
którym zakończono działanie następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami
lub po przekazaniu zgłoszenia do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.

§ 9
Informacje dotyczące zgłoszeń zewnętrznych

1. Zgłoszenie może w każdym przypadku nastąpić również do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu
publicznego, z pominięciem Procedury, w szczególności gdy: w terminie na przekazanie informacji
zwrotnej u Pracodawcy nie podjęto działań następczych lub nie przekazano informacji zwrotnej lub
Sygnalista ma uzasadnione podstawy sądzić, że naruszenie prawa może stanowić bezpośrednie lub
oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, w szczególności istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody,
lub dokonanie zgłoszenia wewnętrznego narazi go na działania odwetowe, lub w przypadku dokonania
zgłoszenia wewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania
naruszeniu prawa przez Pracodawcę z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość
ukrycia lub zniszczenia dowodów lub możliwość istnienia zmowy między Pracodawcą a sprawcą
naruszenia prawa lub udziału Pracodawcy w naruszeniu prawa.
2. Zgłoszenie dokonane do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego z pominięciem
zgłoszenia wewnętrznego nie skutkuje pozbawieniem Sygnalisty ochrony gwarantowanej przepisami
ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U.2024.928).
3. Celem Pracodawcy jest zwiększenie efektywności wykrywania nieprawidłowości i podejmowania
skutecznych działań w celu ich eliminowania i skutecznego zarządzania ryzykiem oraz wzrostu zaufania
wśród osób zatrudnionych i partnerów handlowych, stąd Pracodawca zachęca do korzystania z Procedury,
w sytuacji możliwości zaradzenia naruszeniu prawa w ramach struktury Pracodawcy.

§ 10
Postanowienia końcowe

1. Za adekwatność i skuteczność funkcjonowania Procedury odpowiada
ABC SOLUTIONS SP. Z O.O.
2. Ocena adekwatności i skuteczności Procedury dokonywana jest nie rzadziej niż raz na 1 rok przez
ABC Solutions sp. z o.o.
3. Procedura wchodzi w życie z dniem 25.09.2024